1. Objectif et champ d’application de la Politique
Audencia accorde la plus grande importance et le plus grand soin à la protection de la vie privée et des Données à caractère personnel, ainsi qu’au respect des dispositions de la Législation applicable.
Le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données (ci-après « RGPD ») affirme que les Données à caractère personnel doivent être traitées de façon licite, loyale, et transparente. Ainsi, cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous fournir une information simple, claire sur les Traitements de Données à caractère personnel vous concernant, dans le cadre de votre navigation et des opérations réalisées sur notre site Internet.
2. Responsable de Traitement
Dans le cadre de votre activité sur le site Audencia.com, nous collectons et utilisons, des Données à caractère personnel en lien avec vous, personnes physiques (ci-après « Personne concernée »).
Pour l’ensemble des traitements, Audencia est l’entité qui détermine les moyens et les finalités et qui agit ainsi en qualité de Responsable de traitement au sens de la réglementation applicable en matière de données personnelles et notamment du Règlement UE 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données (ci-après « RGPD »).
Vos Données Personnelles font l’objet d’un traitement par AUDENCIA, EESC, Etablissement public national d'enseignement, établissement d’enseignement supérieur consulaire au capital de 30.900.000,00 €, dont le siège social est situé 8 Route de la Jonelière - B.P. 31222 - 44312 Nantes Cedex 3, inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés de Nantes sous le numéro 834 748 865. Son président est Laurent Métral.
3. Informations sur les Données à caractère personnel traitées, les finalités et fondements du traitement, les durées de conservation
3.a Quelles données à caractère personnel collectons-nous et comment ?
En utilisant notre site internet, vous nous transmettez un certain nombre d’informations à votre sujet dont certaines sont de nature à vous identifier (« Données à caractère personnel »). C’est le cas lorsque vous naviguez sur notre site, lorsque vous remplissez des formulaires en ligne.
La nature et la qualité des Données à caractère personnel collectées à votre sujet varient selon les relations que vous entreprenez avec Audencia. Les données à caractère personnel que nous collectons sont référencées dans le tableau consultable dans la dernière sous-partie du présent §3 « d. Tableau récapitulatif du traitement des données à caractère personnel.
Chaque formulaire présent sur le site limite la collecte des Données personnelles au strict nécessaire et indique le(s) objectif(s) du recueil de ces Données.
Les Données indispensables à la gestion de votre demande sont signalées par un astérisque sur chaque formulaire. Si vous ne renseignez pas ces champs obligatoires, Audencia ne pourra pas répondre à vos demandes et/ou vous fournir les services demandés. Les autres informations ont un caractère facultatif et nous permettent de mieux gérer votre demande et d’améliorer nos communications et services à votre égard.
3.b Pourquoi collectons-nous vos Données à caractère personnel et comment ?
Nous collectons vos Données à caractère personnel pour des finalités déterminées et sur différents fondements juridiques. Ces derniers sont référencés dans le tableau consultable dans la dernière sous-partie du présent §3 « d. Tableau récapitulatif du traitement des données à caractère personnel ».
Parmi ces finalités figure celle de la réalisation d’opérations de prospection commerciale. Nous vous informons que si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale, vous avez la possibilité de le retirer à tout moment via un lien de désinscription apposé à la fin du message de prospection reçu. Nous vous informons également que si vous ne vous êtes pas opposé à la réception d’offres commerciales pour des produits ou services proposés par Audencia et analogues à ceux que vous avez déjà acheté, vous avez la possibilité de le faire ultérieurement via le lien de désinscription apposé à la fin du message de prospection reçu. Audencia utilise le profilage afin de proposer des offres de services en cohérence avec les souhaits des prospects. Les conséquences sur la personne concernée sont les suivantes :
- réception d’emails personnalisés
- réception de SMS personnalisés .
3.c Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Nous conservons vos Données à caractère personnel uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle nous détenons ces Données, et ce, afin de répondre à vos besoins ou pour remplir nos obligations légales. Les durées de conservation varient en fonction de plusieurs facteurs, tels que :
- Les besoins des activités de Audencia ;
- Les exigences contractuelles ;
- Les obligations légales ;
- Les recommandations des autorités de contrôle.
Les durées de conservation de vos Données sont référencées dans le tableau consultable dans la dernière sous-partie du présent §3 « d. Tableau récapitulatif du traitement des données à caractère personnel ».
3.d Tableau récapitulatif du traitement des données à caractère personnel.
| Finalités | Données | Base légale | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Gestion des demandes de brochure (formulaire) | Données obligatoires : civilité, nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, code postal, pays, entreprise, fonction Données facultatives : catégorie de fonction, stade de la démarche | Exécution de mesures précontractuelles | 3 ans après la dernier contact émanant de votre part |
| Gestion des demandes de contact (formulaires) | Données obligatoires : civilité, nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, message | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | 3 ans après la dernier contact émanant de votre part |
| Gestion du bon fonctionnement et amélioration permanente du site (par le biais des cookies techniques, de préférences et statistiques) | Données de connexion et de navigation | Consentement lorsqu'il est requis | 12 mois |
| Gestion de la personnalisation des services d’AUDENCIA (par le biais des cookies publicitaires et de réseaux sociaux) | Données de connexion et de navigation | Consentement | 12 mois |
| Gestion des dossiers de candidature des étudiants | Candidats : nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone, numéro INE, relevé de notes, numéro de sécurité sociale, parcours du programme sur lequel la personne souhaite être pré-selectionnée Parents : adresse email, numéro de téléphone, adresse postale | Exécution de mesures précontractuelles | 5 ans après la décision d’admission/refus d’admission |
| Gestion de l’animation du réseau de l’école (alumnis) | Nom, prénom, adresse email, sexe, nationalité, numéro de téléphone, situation professionnelle (poste, entreprise, localisation, salaire), satisfaction, application RSE dans le poste Si emailing ciblé : localisation, situation (envoi d'emailing adaptés à la situation) | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | 3 ans après le dernier contact émanant de votre part |
| Gestion du recrutement des collaborateurs | Nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email personnelle et professionnelle, situation familiale, nationalité, date de naissance, adresse postale, ancien emploi, CV, diplômes, formation, loisirs, langues parlées | Exécution de mesures précontractuelles | 2 ans après le dernier contact avec le candidat non retenu, sauf consentement exprès du candidat pour une conservation plus longue Puis pendant 2 ans supplémentaires après consentement exprès de la personne pour une durée plus longue |
| Gestion du recrutement des enseignants | Enseignants permanents : nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone, date de naissance, nationalité, CV, lettre de motivation, lettre de recommandation, évaluations des étudiants, publications Enseignants vacataires : nom, prénom, date de naissance, nationalité, expertises, diplômes | Exécution de mesures précontractuelles | 2 ans après le dernier contact avec le candidat non retenu, sauf consentement exprès du candidat pour une conservation plus longue Puis pendant 2 ans supplémentaires après consentement exprès de la personne pour une durée plus longue |
| Gestion des demandes de contact par email ou par appel téléphonique | Civilité, nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, entreprise, fonction | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | Le temps nécessaire au traitement de la demande puis 3 ans après le dernier contact émanant de votre part |
| Gestion de la facturation | Nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone, RIB | Exécution d’un contrat | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable |
| Gestion de la relation avec les entreprises et recruteurs | Coordonnées de l'entreprise, nom, prénom, adresse email professionnelle | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | 3 ans après le dernier contact émanant de votre part |
| Gestion du suivi des entreprises ayant commandé une formation continue | Salariés : nom, prénom, adresse email, adresse postale, cursus de formation, résultats aux examens, planning de formation Entités ou OPCO : dénomination sociale, SIRET, TVA, code NAF, adresse postale, nom de la personne chargée de la formation, fonction | Exécution d’un contrat | 5 ans après la fin de la formation (dossier administratif) 10 ans pour la facturation |
| Gestion de la prospection commerciale B2C | Les données personnelles collectées via les formulaires exposés ci-dessous (demande de brochure et demande de contact) peuvent être utilisées à des fins de prospection commerciale dans le cas où vous y consentez en cochant la case prévue à cet effet. Les données collectées via le landing page : civilité, nom, prénom, adresse email, code postal, pays, message (uniquement pour contact), niveau de formation, fonction, entreprise, catégorie de fonction, stade de la démarche, questions ouvertes (ex : comment nous avez-vous connu ? ; quelle formation vous intéresse ? etc.) | Consentement | Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact |
| Gestion de la prospection commerciale dans le cadre de la recherche de soutiens financiers effectuées à travers des campagnes de taxe d'apprentissage | Civilité, nom, prénom, adresse email, adresse postale, numéro de téléphone portable, entreprise, fonction | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | 3 ans après le dernier contact émanant de votre part |
| Gestion de la promotion d’AUDENCIA s’effectuant par le biais de salons | Salariés et étudiants : nom, prénom, adresse email, fonction (pour salariés) / niveau de diplôme (pour étudiants), établissements scolaires, code postal, téléphone Il est parfois également collecté les données suivantes : société, code NAF, ville Parents : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone Chercheurs d'emploi : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, fonction | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | 3 ans après le dernier contact émanant de votre part |
| Gestion de la promotion d’AUDENCIA s’effectuant par le biais de campagnes de référencement payant | Salariés et étudiants : nom, prénom, adresse email, fonction (pour salariés) / niveau de diplôme (pour étudiants), établissements scolaires, code postal, numéro de téléphone Il est parfois également collecté les données suivantes : société, code NAF, ville Parents : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone Chercheurs d'emploi : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, fonction | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | 3 ans après le dernier contact émanant de votre part |
| Gestion de la promotion d’AUDENCIA s’effectuant par le biais des moyens suivants : - Bannering - Affichage urbain - Publicité presse | Les données collectées via le landing page : civilité, nom, prénom, adresse email, code postal, pays, message | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | 3 ans après le dernier contact émanant de votre part |
| Gestion de la promotion d’AUDENCIA s’effectuant par le biais de rendez-vous avec des commerciaux | Créneau réservé | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | 3 ans après le dernier contact émanant de votre part |
| Gestion de la promotion d’AUDENCIA s’effectuant par le biais de webinaires | Nom, prénom, adresse email, fonction (pour salariés) / niveau diplôme (pour étudiants), établissements scolaires, code postal, numéro de téléphone Il est parfois également collecté les données suivantes : société, code NAF, ville | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | 3 ans après le dernier contact émanant de votre part |
| Gestion de la promotion d’AUDENCIA s’effectuant par le biais des moyens suivants : - Sites de référencement - Emailing - Evènements | Nom, prénom, email, numéro de téléphone, fonction, niveau d'étude | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | 3 ans après le dernier contact émanant de votre part |
| Gestion du profilage (envoi d’emails et de SMS personnalisés) | Ensemble des données disponibles dans le CRM d’AUDENCIA à savoir notamment : - Les données personnelles collectées via les formulaires exposés ci-dessus (demande de brochure et demande de contact). - Les données personnelles collectées via le landing page : civilité, nom, prénom, adresse email, code postal, pays, message (uniquement pour contact), niveau de formation, fonction, entreprise, catégorie de fonction, stade de la démarche, questions ouvertes (ex : comment nous avez-vous connu ? ; quelle formation vous intéresse ? etc.) | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | 3 ans après le dernier contact émanant de votre part |
| Gestion des jeux concours organisés sur les réseaux sociaux | Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, adresse postale | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | Uniquement pour la durée du jeu concours |
| Gestion des dons | Civilité, nom, prénom, adresse email, adresse postale, montant du don | Exécution d’un contrat | 3 ans après le dernier contact émanant de votre part |
| Gestion de l’exercice de vos droits exposés dans le paragraphe §8 « Quels sont vos droits ? » | Nom, prénom, adresse email, adresse postale | Obligation légale | Exception faite de votre pièce d’identité qui est conservée 1 an dans les cas où nous vous l’aurions demandé, vos données sont conservées pour une durée de 5 ans pour les demandes d’opposition, et d’1 an pour les autres types de demandes |
| Gestion des enregistrements des appels à des fins probatoires dans le cadre de la lutte contre les incivilités | Nom, prénom, adresse email, adresse postale Attention : les enregistrements sont déclenchés uniquement en cas d’incivilités de l’interlocuteur | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | Stockage en archivage intermédiaire pendant 5 ans dans un objectif de preuve |
| Gestion de la sécurité des locaux par le biais d’un dispositif de vidéosurveillance | Enregistrements vidéo | Intérêts légitimes d’AUDENCIA | 1 mois hormis le cas d’une enquête de flagrant délit, d’une enquête préliminaire ou d’une information judiciaire |
5. Partageons-nous vos Données à caractère personnel ?
Vos Données sont destinées aux collaborateurs de Audencia habilités en charge de la gestion et l’exécution des contrats et des obligations légales, en fonction des finalités de la collecte et dans la limite de leurs attributions respectives. Elles sont éventuellement transmises pour certaines tâches liées aux finalités, et dans la limite de leurs missions et habilitations respectives, aux destinataires suivants:
- Destinataires internes (Service Marketing ; Service informatique, Service commercial) ;
- Sous-traitants auxquels nous faisons appel pour réaliser un ensemble d’opérations et tâches, en notre nom notamment ;
- Partenaires commerciaux uniquement lorsque vous y avez expressément consenti par l’intermédiaire du bouton d’acceptation des cookies publicitaires et/ ou de réseaux sociaux;
- Les personnes ou organismes pouvant obtenir la communication de données en vertu d’une disposition législative ou réglementaire.
Nous ne vendons pas vos Données.
6. Vos Données à caractère personnel sont-elles transférées vers des pays Tiers ?
Audencia s’efforce de conserver les Données à caractère personnel en France, ou du moins au sein de l’Espace Économique Européen (EEE). Toutefois, il est possible que les Données que nous recueillons lorsque vous utilisez notre plateforme ou dans le cadre de nos services soient transférées dans d’autres pays. C’est par exemple le cas si certains de nos prestataires sont situés en dehors de l’Espace Economique Européen. En cas de Transfert de ce type, nous garantissons que celui-ci soit effectué :
- Vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c’est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce que les Réglementations européennes exigent ;
- Dans le cadre de clauses contractuelles types ;
- Dans le cadre de règles internes d’entreprise.
7. Comment garantissons-nous la sécurité de vos Données à caractère personnel ?
Audencia s’engage à protéger les Données à caractère personnel que nous collectons, ou ce que nous traitons, contre une perte, une destruction, altération, accès ou divulgation non autorisée.
Ainsi, nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées, selon la nature des Données et des risques que leur Traitement comporte. Ces mesures doivent permettre de préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel. Elles peuvent comprendre des pratiques telles que des accès limités aux Données à caractère personnel par des personnes habilitées, en raison de leurs fonctions, une pseudonymisation ou encore un chiffrement.
De plus, nos pratiques et nos politiques et/ou des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, copie de sauvegarde, logiciel, etc) sont régulièrement vérifiées et mises à jour si nécessaire.
8. Quels sont vos droits ?
Le RGPD met à la disposition des Personnes concernées des droits qu’elles peuvent exercer. Ainsi sont prévus :
- Droit d'accès (contrôler l'exactitude des données la concernant)
- Droit de rectification (corriger une donnée erronée ou compléter certaines informations)
- Droit à l'effacement (écarter le risque de voir un individu durablement atteint par une référence le concernant, que celle-ci soit présente en ligne de son propre fait ou de celle d'un tiers).
- Droit à la limitation du traitement (interdire l'utilisation de certaines données pendant le délai d'examen de la demande formulée)
- Droit à la portabilité (récupération des données pour un usage personnel ou pour les transmettre à un autre service en ligne qui pourra proposer de nouveaux services, ou encore pour changer de plateforme en conservant l'historique existant)
- Droit d'opposition (s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement de ses données à des fins de prospection et de profilage lié à cette prospection).
A cette fin, Audencia a mis en œuvre une procédure de gestion des droits des Personnes conformes aux exigences de la Législation applicable. Cette procédure établit :
- Les standards à respecter pour assurer l’information transparente des Personnes concernées ;
- Les exigences légales qui doivent être respectées ;
- Les moyens autorisés pour présenter une demande pour chaque droit, selon la catégorie de Personnes concernées ;
- Les processus opérationnels pour traiter ces demandes conformément aux exigences susmentionnées ;
- Les parties impliquées dans ces processus, leurs rôles et responsabilités.
Vous pouvez exercer ces droits ou poser toute question relative à la gestion de vos données à caractère personnel par Audencia en vous adressant à :
- Par mail à l’adresse suivante : dpo@audencia.com;
- Par courrier à l’adresse suivante : Audencia, 8 Route de la Jonelière - B.P. 31222 - 44312 Nantes, Cedex 3 en mentionnant « A l’attention du DPO ».
Lorsque vous nous transmettez une demande d’exercice de Droit, il vous est demandé de préciser autant que possible le périmètre de la demande, le type de droit exercé, le Traitement de Données à caractère personnel concerné, et tout autre élément utile, afin de faciliter l’examen de votre demande. En outre, en cas de doute raisonnable, il peut vous être demandé de justifier de votre identité.
Vous disposez également du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, de toute réclamation se rapportant à la manière dont Audencia collecte et traite vos données.
9. Mise à jour de la présente Politique
La présente Politique peut régulièrement être mise à jour afin de tenir compte des évolutions de la Réglementation relative aux Données à caractère personnel.
Date de dernière mise à jour : 13/08/2024